За движение денежных средств в кассе организации отвечает кассир. Часто бывает, что требуется выдача из кассы денег на заработную плату работникам, на займ сотруднику, на расчет с подотчетным лицом и т.д. В этом случае кассир оформляет расходный кассовый ордер (форма КО-2), являющийся первичным документом учета кассовых операций.
Сформированный расходный кассовый ордер регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов, причем каждый ордер должен иметь свой регистрационный номер. Любые помарки и исправления в расходном кассовом ордере не допускаются. Выдача денег по расходному кассовому ордеру может производиться только в день его составления.
Расходный кассовый ордер должен быть подписан главным бухгалтером и должен содержать распорядительную подпись руководителя организации или лица уполномоченного на это письменным распоряжением руководителя.
При выдаче денег по расходному кассовому ордеру отдельному лицу, кассир должен потребовать предъявления документа, удостоверяющего личность получателя, записать наименование и номер документа, кем и когда он выдан, и получить расписку получателя. Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей - прописью, копеек - цифрами.
Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере.
Если выдача денег производится по доверенности, в тексте ордера после наименования получателя денег бухгалтерией указывается фамилия, имя, отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: "По доверенности". Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.
Рассмотрим порядок заполнения полей расходного кассового ордера:
- Организация – указывается наименование организации.
- Структурное подразделение – указывается структурное подразделение организации, в котором сформирован расходный кассовый ордер.
- Номер документа – содержит порядковый номер расходного кассового ордера. При формировании расходных кассовых ордеров должна обеспечиваться непрерывная нумерация документов.
- Дата составления – указывается дата формирования расходного кассового ордера.
- Код структурного подразделения – указывается код подразделения, с которого расходуются денежные средства.
- Корреспондирующий счет, субсчет – указывается дебетовый счет бухгалтерской проводки, формируемой на основании ордера.
- Код аналитического учета – указывается объект аналитического учета корреспондирующего счета.
- Кредит – указывается кредитовый счет бухгалтерской проводки, формируемой на основании ордера. Как правило, в данном поле указывается бухгалтерский счет 50.1 «Касса».
- Сумма, руб. коп. – указывается сумма расходуемых из кассы денег цифрами.
- Выдать – указывается лицо (фамилия, имя, отчество), которому выдаются наличные денежные средства.
- Основание – указывается содержание хозяйственной операции (назначение использования денежных средств).
- Сумма - указывается с начала строки с заглавной буквы сумма поступления прописью в рублях, при этом слово "рубль" ("рублей", "рубля") не сокращается, копейки указываются цифрами, слово "копейка" ("копейки", "копеек") также не сокращается. Если сумма прихода номинирована в валюте "рубль" заменяется на наименование валюты.
- Приложение – содержит перечисление прилагаемых первичных и других документов с указанием их номеров и дат составления.
- Получил – указывается сумма выданных денежных средств прописью. Поле заполняется лицом, получающим денежные средства по расходному кассовому ордеру.
- По – указывается наименование, номер, дата и место выдачи документа, удостоверяющего личность получателя.
